I. Introducción
Dado que los órganos del Estado deben someter su acción a la Constitución Política de la República y a las normas dictadas conforme a ella, y que la Administración del Estado debe observar los principios de responsabilidad, eficiencia, eficacia, coordinación, impulsión de oficio del procedimiento administrativo, control, probidad, y publicidad, es que cumplimos un mes desde que la Contraloría General de la República (la “Contraloría”), ha emitido la Resolución N°10 (la “Resolución”).
En ella, se reitera que será la Contraloría el organismo encargado de efectuar auditorías a los servicios públicos y a las entidades sujetas a su fiscalización, y tendrá la facultad de formular instrucciones y acciones correctivas para subsanar infracciones, irregularidades, deficiencias y debilidades que sean detectadas.
II. La Auditoria en general y sus etapas
Se entiende por auditoría el “examen crítico, sistemático y metodológico de programas, procesos, procedimientos, operaciones, actuaciones u otros con el objetivo de verla por el cumplimento de las normas jurídicas, el resguardo del patrimonio público y la probidad administrativa en los órganos sujetos a su fiscalización”[1].
El proceso de auditoría consta de tres etapas, según se indica a continuación
1. Planificación.
Se refiere a la individualización de los servicios o entidades a auditar en un período determinado, la materia y a la programación de cada auditoría. Esta etapa tiene la finalidad de determinar la capacidad operativa de las unidades de control externo, con el objeto de estimar la cantidad de fiscalizaciones que deben efectuar en un año, priorizando las entidades y materias a revisar, en base a un enfoque de riesgos y procesos críticos.
La sociedad civil, tendrá la facultad de participar a través de denuncias o sugerencias de fiscalización, en la medida que se aporte información específica, datos u otros antecedentes fidedignos que den cuenta de falencias de control.
Adicionalmente, la Contraloría podrá solicitar datos e información a través de medios físicos o electrónicos, sin perjuicio del acceso a los archivos y bases de datos, sistemas informáticos u otras fuentes de información con las que cuente la entidad a ser auditada.
2. Ejecución.
Comprende la realización de las actividades establecidas respecto de cada auditoría, sea planificada o bien, proveniente de la demanda imprevista, confección de un informe, o de un oficio que la motive.
Adicionalmente, podrán implementarse otros procedimientos según sea necesario, de acuerdo con las circunstancias y objetivo de la misma, los que deben quedar sustentados en el respectivo papel de trabajo[2].
3. Seguimiento
Consiste en la verificación y evaluación del cumplimiento de las instrucciones, acciones correctivas y derivadas, dispuestas por la Contraloría, como resultado de la auditoría efectuada.
Del proceso anterior, resultará la emisión de informes finales, oficios finales, de seguimiento y de reevaluación que serán comunicados a la jefatura de la entidad o servicio auditado, y a la autoridad superior que corresponda o su equivalente[3]. Además, estos informes estarán disponibles en la página web de la Contraloría, salvo que aplique alguna casual de reserva o secreto, en conformidad a la normativa vigente.
Es relevante tener en consideración que la Contraloría no tendrá la facultad de evaluar los aspectos de mérito o conveniencia de las decisiones políticas o administrativa, sino que sólo determinará si estas se ajustan a la normativa vigente y a los principios jurídicos que la Administración Pública debe observar.
III. Tipos de Auditoría
En el ejercicio de sus atribuciones, la Contraloría podrá efectuar las siguientes auditorías:
1. Auditorías de Cumplimiento.
Son aquellas en la que se evalúa si los procesos, actividades, procedimientos, operaciones, transacciones financieras y la información generada cumple con las regulaciones que rigen a la entidad o servicio auditado. Estas regulaciones pueden incluir leyes, reglamentos, resoluciones presupuestarias, políticas, convenios establecidos, acuerdos contractuales o los principios generales que rigen a la administración.
Podrá comprender un examen de cuentas, mediante el cual se verificará la legalidad, fidelidad de la documentación de respaldo, la exactitud de los cálculos, la proporcionalidad, entre otros.
Se emitirá un pre informe, y un informe final que declarará si existen observaciones, y si estas se encuentran: a) “levantadas”, es decir, si se aportaron documentos que permitieron desvirtuarlas; b) “subsanadas”, si se acredita la realización de acciones que corrijan las irregularidades; y c) “mantenidas”, si no se aportan antecedentes que permitan acreditar que las irregularidades han sido corregidas.
Además, se clasificar las observaciones según su nivel de complejidad.
2. Auditorías Financieras
Se tiene por objeto determinar la razonabilidad de la información financiera de una entidad o servicio auditado, aplicando el marco de referencia de emisión y normativo.
Se evaluarán los riesgos de representaciones incorrectas y significativas del estado financiero, estableciendo pruebas de diseño e implementación. Se podrá emitir un pre-informe, y a) un “informe final de control interno” que contendrá el plan de acción que se llevará a cabo para mejorar las deficiencias; y b) un “informe de auditoría u opinión”, que consistirá en un dictamen en el cual se señalen si los estados financieros son razonables.
3. Auditorías de Eficacia, Eficiencia y Economicidad
Son aquellas a través de las cuales se pretende determinar si las acciones, operaciones, programas, actividades u organización de la Administración del Estado se ajustan a los principios de eficacia, eficiencia y economicidad.
En primer lugar, se deberá elegir las materias que serán analizadas, dentro del marco legal de la entidad auditada y las capacidades técnicas de la Contraloría, se ejecutarán las pruebas que sean necesarias para obtener evidencias que sirvan de fundamento a los hallazgos y conclusiones. Luego se evacuarán el pre-informe e informe final y finalmente, se realizará seguimiento a la verificación del plan de acción contenido en el informe final.
IV. Sanciones y Acciones Derivadas
1. En caso de no entregar información requerida formalmente.
Si la Contraloría solicita información a una entidad, y ésta no la entrega, el funcionario responsable podrá ser sancionado con hasta 15 días de remuneraciones, previo el procedimiento administrativo correspondiente.
Además, se podrá apercibir con suspensión sin goce de sueldo al funcionario responsable de la omisión, hasta que entregue los antecedentes requeridos.
2. Procedimientos Disciplinarios
En caso de que se adviertan hechos susceptibles de generar responsabilidad administrativa, la Contraloría deberá instruir u ordenar instruir los procedimientos disciplinarios que corresponda.
En caso de que las observaciones se refieran a la gestión de recursos, la Contraloría podrá ordenar medidas para la restitución de recursos.
Si se trata de remuneraciones u otros conceptos percibidos por funcionarios, la Contraloría podrá instruir que se adopten medidas para regularizar lo observado, dando traslado al funcionario de que se trate, para obtener el reintegro de las sumas que sean necesarias.
La Contraloría tendrá la facultad de perseguir la responsabilidad civil del funcionario que, por su culpa o negligencia, haya ocasionado detrimento del patrimonio público. Si el funcionario que ha causado el detrimento no tiene la calidad de “cuentadante”[4], las acciones que procedan deberán ser entabladas ante la justicia ordinaria por la Contraloría o el Consejo de Defensa del Estado.
3. Denuncia al Ministerio Público
La Contraloría podrá denunciar o poner en conocimiento al Ministerio Público de los hechos que aparezcan con ocasión de las auditorias, y que podrían revestir una eventual comisión de un delito.
4. Remisión a otros órganos de la administración del Estado
Si como resultado de la fiscalización aparecieren hechos que deban ser conocidos por otros órganos de la Administración, la Contraloría deberá remitir los antecedentes respectivos.
V. Conclusión
Esta Resolución reafirma la labor fiscalizadora de carácter jurídico, contable y financiero que debe ejecutar la Contraloría General de la República conforme a su Ley 10.336, y que tiene como por objetivo principal, cautelar el principio de legalidad. Es decir, verificar que las distintas instituciones públicas actúen dentro del ámbito de sus atribuciones, en la forma en que establece la ley, y utilizando de forma eficiente y eficaz lo recursos públicos.
[1] De acuerdo con el artículo 4, literal b)
[2] La evidencia que dé cuenta de la ejecución de una auditoría, así como los oficios e informes a que ella dé origen, se recopilará mediante medios físicos o electrónicos, y se registrará en el sistema de información para las auditorías que la Contraloría disponga.
[3] En el caso de municipalidades, el informe final se remitirá al Concejo Municipal, a través del secretario municipal, y si correspondiere al denunciante.
[4] Se refiere a aquella persona que, como consecuencia de la administración y manejo de fondos públicos, tiene la obligación de rendir cuentas.
