Una buena convocatoria deberá incluir la siguiente información, para celebrar una reunión de la Asamblea General de Accionistas, Junta de Socios o de la Junta Directiva: (i) razón social completa de la sociedad; (ii) fecha de la convocatoria, y fecha, hora y lugar en donde se adelantará la reunión; (iii) tipo de reunión: reunión ordinaria o extraordinaria; (iv) orden del día completo, incluyendo todos los asuntos que se deliberarán y decidirán; (v) indicación del término del derecho de inspección; (vi) se deberá indicar que quienes no puedan asistir podrán hacerse representar a través de un poder otorgado cumpliendo los requisitos legales, y (vii) la convocatoria debe ser firmada y remitida a los accionistas o miembros de la junta directiva por quien esté autorizado para convocar la reunión.
Es necesario que la convocatoria se envíe respetando los plazos que se requieren para cada tipo de reunión.
¿Cómo garantizar que la asamblea tenga el quórum necesario y que las decisiones tomadas sean válidas?
Para asegurar la validez de las reuniones de los órganos de dirección, es necesario verificar los requisitos del quórum deliberatorio y quórum decisorio de conformidad con los términos acordados en los estatutos, y los preceptos legales.
Para cumplir con este propósito, es necesario llevar a cabo lo siguiente: (i) verificar la titularidad de los accionistas con base en el libro de registro de accionistas; (ii) registrar de manera detallada a los asistentes y a quienes se encuentren debidamente representados en la reunión, indicando el nombre de cada accionista o socio y, en caso de contar con apoderado, dejar constancia expresa de ello; (iii) verificar el número de acciones o miembros presentes y su porcentaje de participación; (iv) comprobar la existencia del quórum deliberatorio, el cual corresponde a un número plural –salvo en el caso de las sociedades por acciones simplificadas– que represente la mitad más una de las acciones suscritas, y (v) dejar constancia expresa del quórum decisorio requerido para cada tipo decisión.
¿Qué temas se pueden decidir en la asamblea y cuáles es mejor no incluir para evitar nulidades o conflictos entre accionistas?
La Asamblea General de Accionistas o la Junta de Socios deberán decidir únicamente los asuntos para los cuales están facultados de acuerdo con los estatutos, y la ley.
- La Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios deberán decidir sobre: (i) la aprobación de estados financieros; (ii) informe de gestión de la administración; (iii) proyectos de distribución de utilidades; (iv) nombramientos de los miembros de la junta directiva, representante legal (cuando corresponde), y revisor fiscal; (v) reformas estatutarias; (vi) emisión y colocación de acciones; (vii) reformas estatutarias especiales: fusión, escisión, transformación, disolución o liquidación; y/o (viii) autorizaciones al representante legal, en los casos que aplique.
- La Asamblea General de Accionistas o la Junta de Socios no deberá adoptar decisiones sobre: (i) asuntos que se encuentren fuera de sus funciones y que hayan sido atribuidos a otro órgano societario; (ii) asuntos respecto de los cuales no se haya respetado el derecho de inspección; (iii) asuntos adicionales al orden del día, salvo que el 100 % de las acciones se encuentren presentes o debidamente representadas; (iv) asuntos que requieran mayorías calificadas cuando éstas no se hayan alcanzado, o (v) asuntos que requieran información técnica o financiera que no haya sido puesta a disposición de los accionistas o socios.
¿Qué requisitos debe cumplir el acta de la asamblea para que las decisiones queden válidamente registradas y no puedan ser impugnadas?
Las actas de la Asamblea General de Accionistas, Junta de Socios que contengan actos sujetos a registro ante la cámara de comercio del domicilio de la sociedad deberán incluir lo siguiente: (i) razón social de la sociedad; (ii) órgano societario que se reúne, y número del acta; (iii) fecha, hora y lugar de la reunión; (iv) verificación de la asistencia y del quórum; (v) aclaración sobre si existe el quórum necesario para deliberar y decidir; (vi) elección del presidente y secretario; (vii) orden del día; (viii) desarrollo de cada punto orden del día; (ix) lectura y aprobación del acta; (x) nombre y firma del presidente o secretario.
En relación con cada punto del orden del día, se deberá verificar lo siguiente: a) que corresponda al orden consecutivo previamente aprobado; b) que se indique si la decisión fue adoptada por unanimidad o, en su defecto, se registren los votos emitidos, especificando el número de acciones a favor, en contra y en blanco, así como el porcentaje de participación correspondiente, y c) que la proposición sometida a consideración se describa de manera precisa y claramente formulada.
El acta que se remita para registro ante la cámara de comercio deberá incluir una constancia indicando que se trata de una copia fiel tomada del libro de actas de la Asamblea General de Accionistas o de la Junta de Socios.
Asimismo, cuando los actos sujetos a registro correspondan a nombramientos, deberá adjuntarse, al momento de presentar la solicitud de registro ante la cámara de comercio, la carta de aceptación del designado y una copia de su documento de identidad.
