Los administrados están obligados a revisar regularmente su casilla electrónica, mantener actualizados sus datos de contacto y proteger la confidencialidad de su acceso.
Empresas y personas usarán casillas digitales para notificaciones del MTPE: ¿habrá una mejora? (Foto: iStock)
El Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE) oficializó la forma en que se comunicarán sus actos administrativos (trámites como conciliaciones, medidas de cese colectivo, suspensión perfecta, certificados, registros, entre otros). De esta manera, estableció la obligatoriedad de las notificaciones electrónicas mediante casillas digitales asignadas a los administrados (sean personas naturales o jurídicas).
Este nuevo procedimiento obliga a que todas las comunicaciones relevantes del ministerio de trabajo sean enviadas y recibidas exclusivamente a través de este medio digital. Lo que se busca es optimizar la eficiencia y celeridad en los trámites administrativos.
Nueva casilla electrónica
El Decreto Supremo (DS) Nº 004-2024 establece la obligatoriedad de utilizar casillas electrónicas para todas las notificaciones relacionadas con actos administrativos, servicios prestados en exclusividad y otras actuaciones administrativas del ministerio de trabajo. Este sistema digital será el único medio válido para comunicar a los usuarios resoluciones, dictámenes y otros documentos oficiales emitidos por el ministerio de trabajo.
También define las responsabilidades tanto de los usuarios como del ministerio en el uso de este sistema. Los usuarios deben revisar regularmente su casilla electrónica, mantener actualizados sus datos de contacto y proteger la confidencialidad de su acceso.El ministerio, por su parte, es responsable de crear y asignar las casillas electrónicas, garantizar el funcionamiento del sistema y proporcionar asistencia técnica a los usuarios cuando sea necesario.
Además, el DS contempla excepciones para la notificación electrónica en casos específicos, como la falta de acceso a internet o problemas técnicos con el sistema de notificación. En tales situaciones, se aplicarán otras modalidades de notificación previstas en la Ley del Procedimiento Administrativo General.
Cambios con la norma
Brian Ávalos, socio del Área Laboral de Payet, Rey, Cauvi, Pérez, Abogados, explicó que, actualmente, las notificaciones del ministerio de trabajo se realizan de forma presencial, es decir, un mensajero debe ir físicamente a la oficina o domicilio del destinatario para entregar el acto administrativo correspondiente.
El abogado señaló que este método presenta varios obstáculos, como los costos asociados a la contratación de personal para realizar la entrega y los errores que pueden surgir en la localización del destinatario. Aquí aparecen, por ejemplo, direcciones incorrectas o mal registradas, lo que provoca que la notificación no llegue al lugar adecuado. Además, este proceso es lento y puede generar demoras en la comunicación de las decisiones administrativas.
Ante estos inconvenientes, Ávalos indicó que la transición a la casilla electrónica, que será obligatoria a partir de enero de 2025 (según la disposición complementaria que establece 90 días), mejorará significativamente este proceso.
La nueva modalidad permitirá que las notificaciones lleguen de manera inmediata y segura a los administrados, eliminando los problemas de localización y reduciendo los costos asociados a la entrega física. La casilla electrónica facilitará que las notificaciones sean recibidas directamente por el destinatario en cualquier lugar donde se encuentre, asegurando así una mayor eficiencia en el proceso administrativo.
Desafíos
Alicia Jiménez, asociada principal de PPU, identificó varios desafíos en la implementación de la nueva norma legal que establece el uso obligatorio de la casilla electrónica para el ministerio de trabajo.
Uno de los principales retos, según Jiménez, es garantizar que todas las personas naturales (es decir, individuos que no necesariamente son empleadores o no tienen un RUC) puedan acceder a la casilla electrónica y recibir notificaciones de manera oportuna. La abogada subraya que, a diferencia de las personas jurídicas (empresas), las personas naturales no siempre tienen el mismo acceso a la tecnología o a la información, lo que podría crear barreras para que puedan participar plenamente en los procesos administrativos digitales.
Además, mencionó que, aunque la casilla electrónica mejora la eficiencia en la entrega y recepción de notificaciones, es crucial asegurar que los usuarios estén bien informados y que se implementen mecanismos como las alertas previas. Estas resultarán importantes para que los usuarios sepan cuándo han recibido una nueva notificación en su casilla electrónica, evitando que se pierdan plazos importantes debido a la falta de conocimiento de estas notificaciones.
