El TFL requiere que el administrado haya proporcionado su dirección electrónica en el expediente, autorización expresa para recibir notificaciones de esta forma y que el sistema usado permite confirmar la recepción del correo.
Tribunal establece criterios de notificación electrónica efectiva en procesos laborales. (Foto: GEC)
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El Tribunal de Fiscalización Laboral de la Primera Sala ha emitido la resolución, anulando una serie de actos administrativos derivados de un procedimiento sancionador laboral debido a fallas en el proceso de notificación hacia una empresa. En este caso particular, la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (Sunafil) no cumplió con los requisitos legales necesarios al enviar notificaciones por correo electrónico.
El Tribunal de Fiscalización Laboral identificó en su resolución (N° 329-2024) fallos en el proceso de notificación por correo electrónico de la Sunafil hacia una empresa, indicando que no se alcanzaron los estándares legales necesarios para su validez.
El jurado destacó que las notificaciones electrónicas solo son válidas si el administrado ha proporcionado una dirección de correo electrónico para notificaciones en el expediente, ha dado autorización expresa para recibir comunicaciones por este medio, y el sistema usado permite confirmar que el correo fue efectivamente recibido.
¿Qué paso?
En un procedimiento sancionador iniciado por Sunafil, se impuso una multa a una empresa debido a infracciones laborales.
La empresa apeló la decisión, cuestionando la validez de las notificaciones por correo electrónico utilizadas durante el proceso, argumentando que no se cumplieron con los requisitos legales necesarios y que esto afectó su derecho de defensa.
En ese sentido, el Tribunal de Fiscalización Laboral revisó el caso y encontró que las notificaciones no habían cumplido con criterios fundamentales como la consignación de una dirección de correo electrónico adecuada en el expediente, la autorización expresa del administrado para recibir notificaciones por este medio, y la confirmación de la recepción del correo.
Dado que estas deficiencias comprometieron el proceso legal, el tribunal anuló todas las resoluciones y actos administrativos relacionados con el caso y ordenó retrotraer el procedimiento al punto donde se originaron los errores para garantizar un proceso justo y conforme a la ley.
¿Cómo se notificaba?
Martín Ruggiero, abogado laboralista y exministro de Trabajo, explicó cómo se han venido desarrollando las notificaciones desde enero de 2020, cuando se emitió un decreto supremo que obligaba a los administrados a contar con una casilla electrónica para recibir notificaciones de procedimientos administrativos y actuaciones de la autoridad laboral.
“Antes de la pandemia, la notificación se hacía en físico, personalmente al domicilio registrado. Sin embargo, con el decreto y la cuarentena, se facilitó el uso de medios tecnológicos para estas comunicaciones, aunque con ciertas condiciones: el administrado debe consignar su correo en el expediente y autorizar expresamente este medio, y el sistema utilizado debe confirmar la recepción del correo”, detalló.
Ruggiero subrayó que, en el caso en concreto, la importancia de la notificación se manifiesta claramente en cómo una notificación incorrecta llevó a la anulación de una resolución sancionadora contra la empresa.
Durante un procedimiento inspectivo, la empresa fue notificada por correo electrónico, lo cual no se realizó correctamente según los estándares requeridos. “Esta notificación era crucial porque contenía medidas de requerimiento que la empresa debía cumplir” exclamó.
¿Cómo debo ser notificado?
Lidia Vílchez, socia del área laboral en PPU, indicó que, el Tribunal ha reconocido el correo electrónico como un medio válido para la notificación. No obstante, este medio requiere de ciertas garantías para ser efectivo.
Vílchez destaca que en el punto 6.16 de la resolución, se detallan las tres condiciones esenciales para su efectividad. Primero, el administrado debe haber proporcionado su dirección electrónica dentro del expediente relevante.
Segundo, es necesario que haya una autorización expresa del administrado para usar esta modalidad de notificación. Finalmente, el sistema utilizado para el envío del correo debe permitir la confirmación de recepción de este.
Vílchez enfatiza que estos pasos son cruciales para garantizar un proceso transparente y justo, reforzando el derecho del administrado a ser informado adecuadamente. “Esto también puede lograrse mediante acuses de recibo electrónicos o sistemas automáticos que notifiquen al remitente cuando el correo ha sido abierto” sugirió.
¿A quiénes aplica?
Elizabeth Zamudio, asociada principal del Estudio Echecopar, señaló que, lo que el tribunal ha hecho es clarificar estos requisitos, asegurando que todos los implicados entiendan las condiciones bajo las cuales las notificaciones electrónicas son aceptables. Aunque estos puntos ya estaban presentes en la normativa, la resolución los ha destacado para enfatizar su importancia en el cumplimiento del debido proceso.
“Esta clarificación actúa como una guía para las autoridades, sugiriendo que deben ser meticulosos al motivar y explicar sus acciones durante las notificaciones” dijo, afirmando que, esto es crucial en un contexto donde las defensas de los administrados a menudo son pasadas por alto, lo que puede llevar a fallos en el respeto a los derechos procesales.
En línea con Zamudio, Vílchez indicó que, los criterios establecidos por el Tribunal de Fiscalización Laboral para la notificación válida a través de correo electrónico son aplicables a todos los procedimientos administrativos en curso.
“Esta uniformidad asegura que cualquier empresa pueda argumentar la invalidez de una notificación si no se cumplieron estos requisitos”. Según Vílchez, este enfoque no solo es aplicable a los casos futuros, sino que también puede influir en procedimientos ya en proceso.
Concluyó subrayando que, si una notificación previa no cumplió con estos estándares, podría ser impugnada y potencialmente declarada nula, proporcionando así un mecanismo para que las empresas aseguren que sus derechos sean respetados en procedimientos administrativos.
